La facturation électronique : quelles règles et obligations ?
La facturation électronique est un ensemble de processus qui mènent à l’obtention d’une facture sous un format électronique. L’usage de cette méthode est un excellent moyen pour la gestion financière des entreprises. Toutefois, l’adoption de cette méthode est sujette à certaines règles et obligations. Ces éléments permettent d’approuver la légalité des documents. Faisons un focus sur les règles et obligations de la facturation électronique !
Les règles en vigueur pour l’utilisation de la facturation électronique
Pour adopter la facturation électronique, une entreprise doit veiller au respect de certaines règles. Essentiellement, les factures doivent être authentiques et lisibles. Aussi, il est primordial que les informations qu’elles comportent soient renseignées de façon complète et totalement honnête. Par ailleurs, en 2023, il sera nécessaire pour les entreprises de se conformer à la facturation électronique obligatoire.
Pour justifier l’originalité des factures, les entreprises peuvent procéder de différentes manières. La première option consiste à joindre une signature électronique à toutes les factures. Les entreprises peuvent également opter pour la procédure EDI. L’Echange de Données Informatisées consiste à partager les données via des ordinateurs sous un format électronique commun.
Les règles liées à la conservation des factures électroniques
La conservation des factures électroniques se fait en fonction des règles établies par l’administration fiscale. Les factures électroniques ont une durée de conservation d’au moins 3 ans. Lorsque ce délai est épuisé, l’entreprise peut conserver la facture pendant 3 années supplémentaires. Toutefois, une entreprise peut opter pour un autre moyen de sauvegarde que le support électronique pendant ce temps additionnel.
Les factures électroniques avec signatures sont censées être préservées pour une durée de 6 ans. Il en est de même pour l’ensemble des informations ayant rapport aux factures transmises par voie électronique. Par ailleurs, il est important que ces factures demeurent dans leur format original.
Les mentions obligatoires pour la facturation électronique
La loi établit des mentions qui doivent être renseignées sur toutes les factures électroniques. Ces dernières permettent notamment de prouver la validité de la facture. Ces mentions concernent les modes de paiement, l’identité des différents acteurs et d’autres paramètres. Lorsqu’il s’agit d’une vente par exemple, la facture doit contenir des informations spécifiques. Il s’agit du nom du client et du prestataire, la somme à payer ainsi que les dates et le lieu de l’émission de la facture.
Pour une meilleure organisation, les factures électroniques doivent être identifiées par un numéro unique. De plus, il est important que ces numéros suivent un ordre chronologique. Le numéro de facture figure dans les mentions obligatoires. Il est bien primordial de veiller à opter pour un système de numérotation efficace.
Aussi, le numéro de facture doit apparaitre sur toutes les pages de la facture. Il existe des mentions particulières telles que la forme juridique de l’entreprise et le montant du capital social. Ces mentions concernent essentiellement les sociétés prestataires de services. Par ailleurs, ces éléments peuvent varier selon le statut du prestataire. Toute facture doit comporter les mentions obligatoires avant d’être transmise au client. Il est indispensable d’assurer une gestion optimale de ses factures.
