Comment bien organiser un séminaire d’entreprise

Que vous soyez salarié ou chef d’entreprise, vous avez forcément participé à un séminaire. Cet événement rituel a souvent lieu une fois par an pour rassembler tous les membres d’une entreprise dans un lieu prestigieux ou festif selon le type de société. L’objectif est de favoriser le sentiment d’appartenance des salariés tout en leur proposant des activités pertinentes pour le développement de leur carrière : formations, conférences, sessions de team building…

Attention, organiser un séminaire d’entreprise n’est pas aussi simple qu’il y paraît. En fonction du but recherché et de la population conviée, les difficultés peuvent surgir. Si vous invitez des clients, le lieu doit représenter votre image de marque. Si vous invitez des prestataires ou des collaborateurs, vous pouvez vous permettre plus de convivialité. Voici quelques clés pour préparer votre séminaire d’entreprise en toute sérénité.

Déléguez l’organisation à une agence spécialisée

L’organisation d’événements ne s’improvise pas : il s’agit d’un métier à part entière ! Vous pouvez commencer à rencontrer des agences d’évènementiel tout en menant vos réflexions en parallèle. A qui s’adresse ce séminaire d’entreprise ? Quels messages souhaitez-vous y faire passer ? Est-ce un simple moment de détente ou souhaitez-vous identifier tous les hauts potentiels de votre société pour les dix prochaines années ? Peut-être voulez-vous simplement renforcer la cohésion des équipes ?

Définissez un thème et un titre dynamique. Par exemple : « Objectif succès 2022 au bord de la mer » ! Ensuite, trouvez une date et un lieu qui conviennent à tout le monde en tenant compte des vacances scolaires, des trajets, etc. Les horaires trop extrêmes ne sont pas forcément idéaux pour les salariés avec enfants…

L’agence vous aidera à préparer des visuels agréables pour les invitations et à obtenir des tarifs intéressants dans des lieux recherchés comme des hôtels, des châteaux ou des gîtes de charme.

Si vous prévoyez des activités sportives ou des soirées, précisez-le aux invités afin qu’ils adaptent leur garde-robe en conséquence. Restez professionnels : un dress code trop fantaisiste peut mettre certaines personnes mal à l’aise et renvoyer une image négative de votre société.

N’hésitez pas à visiter le lieu vous-même plusieurs fois et à organiser des répétitions. Si vous faites venir un conférencier, votre agence s’assurera que la scène et la sonorisation sont en place. Il serait dommage de passer pour des amateurs le jour J !

Créez de l’engagement auprès de vos invités

Le séminaire d’entreprise souffre parfois d’une image un peu vieillotte, ou pire, peut donner aux participants le sentiment de subir une corvée. Si l’agence s’occupe de toute la partie logistique, votre rôle est d’engager vos équipes afin de créer de l’adhésion en amont.

Par exemple, si vous partez à l’étranger, distillez des indices sur la future destination pour susciter de la curiosité. Soignez votre communication, faites rêver vos invités. Le lieu et le programme doivent être attirants. Ne dévoilez pas tout le contenu pour laisser une part de mystère. Surprenez-les en les emmenant dans un endroit totalement inédit !

Le séminaire d’entreprise est le cadre idéal pour mélanger les collaborateurs et leur présenter de nouvelles disciplines, mais aussi pour les observer sous un angle différent. Demandez-leur de se mettre en avant dans des situations qui les font sortir de leur zone de confort.

Organisez un concours avec des prix pour récompenser l’équipe la plus soudée ou celle qui aura proposé la solution la plus innovante.

N’hésitez pas à prendre la parole pendant la soirée de clôture et à remercier les salariés pour leurs efforts. Une semaine ou deux après le séminaire, envoyez un résumé avec des photos souvenirs et rappelez les messages principaux.

Et voilà : votre séminaire d’entreprise aura marqué les esprits… jusqu’à l’année prochaine !